Integritetspolicy

Voqal AB (nedan "Voqal", "vi" eller "oss") är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Kontakt: privacy@voqal.se

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter beroende på hur du använder våra tjänster:

• Röstljud, när du använder vår röstdemo eller ringer vår AI-kundtjänst samlas ditt röstljud in och behandlas i realtid.
• IP-adress, registreras vid alla förfrågningar till våra tjänster för säkerhet och missbruksskydd.
• E-postadress, om du fyller i ett kontaktformulär eller skapar ett konto hos oss.
• Telefonnummer, om du begär ett återuppringning eller kontaktar oss via telefon.
• Chattmeddelanden, om du använder vår AI-chattwidget sparas konversationsinnehållet under sessionen.
• Namn, om du uppger ditt namn via chatwidget, kontaktformulär eller under en AI-screening.
• Screeningsvar, om du deltar i en AI-genomförd kandidatscreening samlas dina svar på ja/nej-frågor in samt ett automatiserat kvalificeringsbeslut. Röstljudet behandlas i realtid och sparas inte av Voqal.

• Samtycke (art. 6.1 a GDPR), röstinspelning i röstdemon kräver ditt aktiva samtycke, som du ger genom att kryssa i samtyckesrutan innan demo startar. Du kan när som helst återkalla samtycket.
• Berättigat intresse (art. 6.1 f GDPR) - behandling av IP-adresser för att förhindra missbruk och skydda tjänstens integritet. Kontaktuppgifter inlämnade via kontaktformulär behandlas för att kunna besvara din förfrågan.
• Avtal (art. 6.1 b GDPR), för kunder som tecknat avtal med Voqal behandlas uppgifter som är nödvändiga för att fullgöra avtalet.
• Samtycke (art. 6.1 a GDPR), kandidatscreening - kandidatscreening kräver ditt muntliga godkännande i början av samtalet. Dina svar och ett automatiserat kvalificeringsbeslut sparas sedan och delas med den rekryterande arbetsgivaren. Du kan avbryta utan att data sparas om du inte ger ditt godkännande. Det automatiserade beslutet baseras uteslutande på dina svar mot fördefinierade krav och kan begäras granskat av en människa hos arbetsgivaren (art. 22 GDPR).

Vi anlitar följande tredjepartsleverantörer för att tillhandahålla våra tjänster. Dessa behandlar personuppgifter för vår räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden:

Röstbearbetning (webbdemo och telefonsamtal): Röstljud behandlas av Google Vertex AI (Gemini Live) i europe-west1 (Belgien), inom EU/EES. Google Cloud DPA gäller och ingen överföring till tredjeland sker.

Telnyx (telefoniinfrastruktur) är baserat i USA, men mediaströmmen (röstdata) stannar inom EU via Frankfurt AnchorSite. DPA ingår i Telnyx ToS. EU-US Data Privacy Framework (DPF) gäller som kompletterande garanti för signaleringsdata. AI-bearbetningen sker uteslutande inom EU.

Supabase och Google Cloud (hosting) lagrar och behandlar data inom EU/EES och kräver inte kompletterande skyddsåtgärder.

• Kontaktförfrågningar och callback-begäranden - sparas i databasen i 24 månader, därefter raderas de automatiskt.
• Samtalsloggar, samtalsrelaterade sessionsdata lagras i 90 dagar.
• Röstljud i realtid (webbdemo), röstdata behandlas i realtid av Google Vertex AI inom EU och sparas inte av Voqal. Google Cloud DPA reglerar Googles hantering.
• Röstljud i realtid (telefonsamtal), röstdata behandlas i realtid av Google Vertex AI (Gemini Live) inom EU och sparas inte av Voqal. Googles hantering regleras av Google Cloud DPA.
• IP-adresser, sparas i upp till 24 månader som del av kontaktförfrågningar och callback-begäranden, och i 90 dagar som del av samtalsloggar. IP-adressen används för säkerhet och missbruksskydd.
• Screeningdata (kandidatscreening), kandidatnamn, svar och kvalificeringsstatus sparas tills rekryteringen avslutats, dock som längst 12 månader. Den rekryterande arbetsgivaren ansvarar för radering av data som delas med dem.

När vi skickar ut outreach-mail med en länk till vår röstdemo (/demo/?clientId=...&pid=...) lägger vi till en pid-parameter i URL:en. Parametern är en intern identifierare som kopplar länköppningen till den e-postadress som fick mailet, så att vi kan följa upp manuellt med prospekt som faktiskt testat demon.

Vi loggar följande händelser: länk öppnad, samtal startat, samtal avslutat (med längd i sekunder) och kontaktformulär inskickat. Tillsammans med händelsen lagras en hashad IP-adress (salted SHA-256), user-agent-sträng och eventuell referrer. Ingen profilering eller automatiserat beslutsfattande sker baserat på dessa data.

Rättslig grund: berättigat intresse (art 6.1.f GDPR), B2B-säljuppföljning av företag vi aktivt kontaktat. Du har rätt att invända mot behandlingen enligt art 21 GDPR genom att höra av dig till rasmus@voqal.se.

Lagringstid: 12 månader, därefter raderas händelserna automatiskt.

Voqal erbjuder en publik testversion av screening-skapandeflödet för rekryteringsföretag under URL:en /screening-demo/. Testversionen är inte en skarp tjänst och får inte användas för att screena riktiga arbetssökande.

Vid användning av testversionen lagras jobbannonsen, de genererade frågorna och eventuella projektinställningar enbart i din webbläsares lokala lagring (localStorage). Inget av detta innehåll sparas på Voqals servrar.

Voqal loggar endast en kryptografiskt slumpad åtkomsttoken och tidsstämplade händelser (länk öppnad, disclaimer accepterad, PDF uppladdad, frågor granskade, kandidatlänk klickad) för att mäta användning. Tokenen är kopplad till den e-postadress som fick inviten och raderas manuellt senast 30 dagar efter att den gått ut.

Om du använder testversionens kandidatvy skapas en temporär screening-session som automatiskt raderas inom 7 dagar. Rösten spelas in, transkriberas och bearbetas av en AI-agent (Google Gemini) inom EU-regionen.

Som registrerad har du enligt GDPR följande rättigheter. För att utöva dem, kontakta oss på privacy@voqal.se.

• Tillgång (art. 15), rätt att få bekräftelse på om vi behandlar dina uppgifter och att få ett registerutdrag.
• Rättelse (art. 16), rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Radering (art. 17), rätt att under vissa omständigheter begära att vi raderar dina uppgifter ("rätten att bli glömd").
• Portabilitet (art. 20), rätt att under vissa omständigheter få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format.
• Invändning (art. 21), rätt att invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse.
• Återkalla samtycke, du kan när som helst återkalla ett lämnat samtycke. Återkallandet påverkar inte lagligheten av behandling som utförts innan återkallandet.

Vi svarar på DSR-förfrågningar inom 30 dagar.

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Webbplats: imy.se
E-post: imy@imy.se

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Väsentliga ändringar meddelas via vår webbplats eller per e-post till berörda användare. Aktuell version finns alltid tillgänglig på voqal.se/integritetspolicy.